Управление запасами в период локдауна. Как ритейл справился с кризисом

Казалось, что нам ничего не поможет пока стоматологии не откроются. Нам разрешили оказывать помощь пациентам только в экстренных ситуациях. Продажи сократились на рекордные 70%.

В такой ситуации либо впадать в уныние, либо что-то делать. Благо мы предприняли некоторые меры еще до падения рынка, оптимизировав отдел закупок.

Объем продаж снизился, соответственно помощником закупок мы стали пользоваться реже. Но благодаря его аналитическим мощностям, мы более прицельно совершали закупки.

Первое, что мы сделали – это сократили расходы. Заказываем товары категории А и самый минимум то, что продается. А категорию С привозим только под заказ.

До этого при формировании заказа приходилось подтягивать информацию из разных отчетов, потом формировать и в одно сливать. В помощнике закупок наглядно показывается, какой товар сейчас в пути, где он в наличие и тд.

Мы смотрим на текущие продажи, на то, какими они были до кризиса, и на основе этого анализа принимаем решения. У нас много заказных позиций и очень удобно, что помощник сразу отмечает, что позиция «под заказ». При этом заказы покупателей автоматически прибавляются к заказу поставщику с проставленным назначением. Это очень удобно.

Мы приобрели систему управления запасами min-max.pro для того чтобы автоматизировать свою закупочную деятельность, в особенности для перемещений между магазинами.

До кризиса мы очень долго раскачивались, и в полной мере помощником начали пользоваться только-только. Провели настройки в рамках специфики нашей работы и пока пользуемся только двумя функциями: перемещением между магазинами и автозаказом.

Сейчас открываем новый магазин и с помощником наполнить его гораздо проще. Формируем отчёт по всем товарам, где видны продажи по всем остальным магазинам и текущие остатки нового магазина (то, что уже успели туда привезти). Потом одним кликом делаем перемещение с центрального склада или несколькими кликами с другого филиала.

Удобно, что сразу видны продажи магазинов, остатки центрального склада, всех магазинов, отдельно видны излишки, плюс можно сделать отбор по самым ходовым позициям, или вывести только те из них, по которым есть излишки. Внедрение системы однозначно повысило качество аналитики, на основании которой новый магазин наполнился ассортиментом.

Старыми инструментами какие-то адекватными закупки сложно совершать. Без анализа истории продаж, все прогнозы получались очень спорные.

Сейчас мы ускорились в освоении новых функций помощника и планируем использовать все возможности, касающиеся перемещений между магазинами. Это и балансировка остатков и автоматическое перемещение между соседними филиалами.

Кризис помог ускорить процесс автоматизации отдела закупок и внедрить механизмы, которые давно назрели и сейчас сильно упростили нам жизнь.

Когда еще все начиналось в Китае, мы продолжали закупки, получали грузы несмотря ни на что. Мы успели, перед тем как у нас наступил карантин, обеспечить достаточно большой запас. Поэтому могли себе в апреле-мае практически ничего не закупать. А сейчас постепенно возвращаемся к обычному ритму. Начали восстанавливать темп и подключать других закупщиков к системе автозаказа. На данный момент с программой работает только один менеджер, а у нас целый отдел.

Я непосредственно сам с помощником не работаю, этим занимается руководитель отдела закупок Михаил. Я лишь проверяю его работу.

Формирование заказов происходит гораздо быстрее, особенно с выгрузкой в прайс. Ручной работы стало намного меньше. Осталось на все остальные категории внедрить помощник, чтобы вообще полностью уйти от ручной работы в этом направлении.

Мы собственно говоря его и приобрели, чтобы всю рутину автоматизировать. Много на это время уходит, много магазинов, хочется разгрузить персонал, тк много других важных задач.

Уже сейчас по всем категориям используем помощник для перераспределения товара по магазинам.

В ближайшее время планируем начать мониторинг неликвидов с помощником закупок. Т.к. товар регулярно обновляется и предыдущие модели не должны долго залеживаться. Будем стараться усиленно переходить на автоматизацию. Потому что слишком долго по времени и слишком сложно делать закупки руками.

В мае, когда ввели цифровые пропуска в Москве, вся Москва поехала к нам и у нас сильно увеличились продажи и соответственно закупки.

Наши программисты сделали обработку, которая автоматически увеличила руч ные параметры заказа, поэтому перебоев с поставками у нас не было. Сейчас уже вернулись к стандартным показателям.

Заказы у нас делают старшие продавцы, потому что они работают с покупателями и знают что и как. Благодаря помощнику мы снизили с них нагрузку, они теперь только добавляют какой-то новый товар, редактируют накладные, если есть какие-то аналоги. Сейчас они больше работают с покупателями, нежели с заявками.

Бывают дни, когда старшего продавца нет, а заказ делать нужно. Мы берем определенную фирму, товары которой попадают в ABC классификацию и заказываем. Это товар который точно продастся и делаем мы это без согласования с продавцом.

Мы внедрили систему управления запасами min-max.pro относительно недавно, в начале мая. С этого момента началась магия. Наконец-то процесс покупок стал чем-то понятным, цифры перестали браться с потолка и легко расшифровываются.

Больше нет страха, что менеджер нахапает одного товара про запас, а остатки другого забудет пополнить. Помощник помогает заказывать столько сколько нужно, учитывая историю продаж каждого магазина.

Все эти механизмы в такой сложный период оказались очень кстати. Например, балансировка позволяет еще в момент формирования отчета проверить излишки в других магазинах и выравнивать запасы между ними. В прежние времена мы бы пополнили центральный склад, где часть товара могла залежаться и прийти в негодность.

Когда ситуация в ритейле стала усугубляться, мы пошли дальше и стали использовать автоматическое перемещение товара с центрального склада. Оно позволяет учитывать остатки в других филиалах и пополнять запасы между ними. Заказ поставщику делается только если ни на центральном складе ни у соседей запасов для перемещения нет. Это позволяет сократить расходы и избежать возникновения неликвидов.

Полный обзор системы управления запасами min-max.pro читайте здесь.
Чем отличается от стандартного решения 1С: Управление Торговлей 11 здесь.
Про отличия от конкурентов здесь.